Záznam o spracovateľských činnostiach

ZÁZNAM O SPRACOVATEĽSKÝCH ČINNOSTIACH

Prevádzkovateľ:

TEPELNÉ HOSPODÁRSTVO spoločnosť s ručením obmedzeným Košice

sídlo: Komenského 7, 040 01 Košice

IČO: 31 679 692

zapísaný: v Obchodnom registri Okresného súdu Košice I, oddiel: Sro, vložka č.: 3697/V

štatutárny orgán: Ing. Jaroslav Tkáč, konateľ

zodpovedná osoba: Ing. Peter Balluch, e-mail: gdpr@teho.sk, tel. č.: 055/6007100

(ďalej len „Prevádzkovateľ“)

Prehľad spracovateľských operácií:

P. č.	Účel spracúvania	Právny základ spracovateľskej činnosti	Súvisiace právne predpisy[1]	Kategórie dotknutých osôb	Kategórie osobných údajov	Lehota na výmaz osobných údajov (v súlade s Registratúrnym plánom)[2]	Kategórie príjemcov	Označenie tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie
	realizácia predzmluvných vzťahov v rámci výberového konania	článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR, článok 9 ods. 2 písm. b) GDPR	Zákon o výkone práce vo verejnom záujme, Zákonník práce	uchádzači o zamestnanie	bežné osobné údaje, osobitné kategórie osobných údajov	osobné údaje spracúvame na tento účel do uzavretia zmluvy s úspešným uchádzačom o zamestnanie, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	vyhľadávanie vhodného zamestnanca v databáze životopisov spoločnosti Profesia, spol. s r.o. a Profesia CZ, spol. s r.o.	článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR	x	uchádzači o zamestnanie	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel počas doby, na ktorú bol udelený súhlas, resp. do odvolania súhlasu, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	vedenie evidencie uchádzačov o zamestnanie	článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR	x	uchádzači o zamestnanie	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel počas doby, na ktorú bol udelený súhlas, resp. do odvolania súhlasu, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	plnenie povinností zamestnávateľa	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR, článok 9 ods. 2 písm. b) GDPR	Zákonník práce, Zákon o výkone práce vo verejnom záujme, Zákon o sociálnom poistení, Zákon o zdravotnom poistení, Zákon o náhrade príjmu, Zákon o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme, Zákon o starobnom dôchodkovom sporení, Zákon o doplnkovom dôchodkovom sporení, Zákon o BOZP	zamestnanci, manželia/manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby zamestnancov, bývalí zamestnanci	bežné osobné údaje, osobitné kategórie osobných údajov	osobné údaje spracúvame na tento účel po dobu stanovenú osobitnými predpismi, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	Sociálna poisťovňa, zdravotná poisťovňa, daňový úrad, dôchodkové správcovské spoločnosti a pod.	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	preukazovanie bezúhonnosti pri výkone práce vo verejnom záujme	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR, článok 10 GDPR	Zákon o výkone práce vo verejnom záujme	uchádzači o zamestnanie, zamestnanci	údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky	osobné údaje spracúvame na tento účel do ukončenia výberového konania a následne počas trvania výkonu práce vo verejnom záujme, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	prevencia korupcie (prostredníctvom vyhodnocovania majetkových priznaní)	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR	Zákon o výkone práce vo verejnom záujme	vedúci zamestnanci	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel do vyhodnotenia majetkového priznania, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	osoby v zmysle § 10 ods. 2 a 3 Zákona o výkone práce vo verejnom záujme	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	zabezpečenie plnenia povinností našich zamestnancov, poskytovania našich služieb a spolupráce so zmluvnými partnermi (výmenou, prípadne zverejňovaním kontaktných údajov)	článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR	ZOOÚ	osoby určené na realizáciu zmluvy (napr. zamestnanci, prokuristi, subdodávatelia)	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel do ukončenia spolupráce alebo výkonu druhu práce, ktorá sa spája s potrebou sprístupnenia alebo zverejnenia osobných údajov, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	zmluvní partneri, prípadne verejnosť	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	plnenie predzmluvných a zmluvných povinností (mimo pracovnoprávnych vzťahov)	článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR	Občiansky zákonník, Obchodný zákonník	zmluvní partneri	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel do splnenia predzmluvných povinností a počas trvania zmluvného vzťahu, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	vybavovanie reklamácií spotrebiteľov	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR	Zákon o ochrane spotrebiteľa, Občiansky zákonník	spotrebitelia	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel do vybavenia reklamácie, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	kontrola plnenia povinností zamestnancov [prostredníctvom monitorovania priestorov kamerovým systémom (ďalej len „KS“)]	článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR	Zákonník práce	zamestnanci	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel v prípade KS na kúpalisku Rumanová, Červená hviezda a Mestská krytá plaváreň 14 dní odo dňa vyhotovenia kamerového záznamu; v ostatných prípadoch 8 dní odo dňa vyhotovenia kamerového záznamu	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	zabezpečenie ochrany práv a právom chránených záujmov	článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR, článok 9 ods. 2 písm. f) GDPR	Občiansky zákonník, Obchodný zákonník, Trestný zákon, Trestný poriadok, Civilný sporový poriadok, Civilný mimosporový poriadok, Správny súdny poriadok, Správny poriadok, Zákon o priestupkoch, Exekučný poriadok	osoby porušujúce práva a právom chránené záujmy Prevádzkovateľa	bežné osobné údaje, osobitné kategórie osobných údajov	osobné údaje spracúvame na tento účel po dobu uplatňovania práv a právom chránených záujmov, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	prokuratúra, súdy, advokáti a pod.	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	realizácia verejného obstarávania	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR	Zákon o verejnom obstarávaní	osoby podieľajúce sa na verejnom obstarávaní	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel do ukončenia verejného obstarávania, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	verejnosť	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	prieskum spokojnosti zákazníkov	článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR	x	zákazníci	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel do vyhodnotenia odpovedí získaných z prieskumu spokojnosti zákazníkov, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	vedenie knihy jázd (monitorovaním polohy motorových vozidiel v pracovnom čase prostredníctvom geolokalizačných služieb - GPS)	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR	právne predpisy v oblasti účtovníctva a správy daní	zamestnanci	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel po dobu stanovenú osobitnými predpismi, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	účtovní a daňoví poradcovia, daňové orgány	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	plánovanie činností pre potreby urgentného zásahu (monitorovaním polohy motorových vozidiel v pracovnom čase prostredníctvom geolokalizačných služieb - GPS)	článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR	x	zamestnanci	bežné osobné údaje	osobné údaje sa neuchovávajú	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	ochrana majetku Prevádzkovateľa a zvereného majetku (vedením evidencie návštev v priestoroch Prevádzkovateľa)	článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR	x	verejnosť	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel do uzatvorenia knihy návštev za príslušný kalendárny rok, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	orgány činné v trestnom konaní, súdy, správne orgány a pod.	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	informovanie verejnosti o novinkách Prevádzkovateľa (prostredníctvom elektronického zasielania bulletinu)	článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR	x	verejnosť	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel počas doby, na ktorú bol udelený súhlas, resp. do odvolania súhlasu, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	ochrana majetku Prevádzkovateľa a jemu zvereného majetku a zdravia a majetku návštevníkov [monitorovaním priestorov kamerovým systémom (ďalej len „KS“)]	článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR, článok 9 ods. 2 písm. f) GDPR	x	osoby nachádzajúce sa v monitorovanom priestore	bežné osobné údaje, osobitné kategórie osobných údajov	osobné údaje spracúvame na tento účel v prípade KS na kúpalisku Rumanová, Červená hviezda a Mestská krytá plaváreň 14 dní odo dňa vyhotovenia kamerového záznamu, ak neexistuje dôvod pre jeho poskytnutie príjemcom; v ostatných prípadoch 8 dní odo dňa vyhotovenia kamerového záznamu, ak neexistuje dôvod pre jeho poskytnutie príjemcom	orgány činné v trestnom konaní, súdy, správne orgány a pod.	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	evidencia a kontrola pracovnej činnosti zamestnancov (prostredníctvom výkazov)	článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR	Zákonník práce	zamestnanci	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel do konca kalendárneho roka, v ktorom výkazy vznikli, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	plnenie povinností v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (najmä vedenie evidencie úrazov) vo vzťahu k osobám, ktoré nie sú zamestnancami Prevádzkovateľa	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR, článok 9 ods. 2 písm. f) GDPR	Zákon o BOZP	verejnosť	bežné osobné údaje, osobitné kategórie osobných údajov	osobné údaje spracúvame na tento účel do vyšetrenia úrazu a príčin jeho vzniku, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	autorizovaný bezpečnostný technik, zástupcovia zamestnancov a zástupca zamestnancov pre bezpečnosť, Policajný zbor, inšpektorát práce, zamestnávateľ poškodeného zamestnanca, pozostalí	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	ochrana majetku Prevádzkovateľa a zvereného majetku (monitorovaním vstupov do vyhradených priestorov prostredníctvom prístupových kariet)	článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR	x	zamestnanci	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel 3 mesiace odo dňa vyhotovenia záznamu o vstupe/výstupe z vyhradeného priestoru	orgány činné v trestnom konaní, súdy, správne orgány a pod.	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	zefektívnenie práce zamestnancov (prostredníctvom sprístupňovania informácií o prítomnosti zamestnancov z dochádzkového systému)	článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR	x	zamestnanci	bežné osobné údaje	osobné údaje sa neuchovávajú	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	monitoring prevádzky webovej lokality a jej zlepšovanie	článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR	x	návštevníci webového sídla	bežné osobné údaje	v zmysle politiky cookies	Google Ireland Limited	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	účtovné a daňové účely	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR	právne predpisy v oblasti účtovníctva a správy daní	zamestnanci, zmluvní partneri (štatutárne orgány právnických osôb, fyzické osoby – podnikatelia), ich zamestnanci a iné osoby oprávnené konať v ich mene	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel po dobu stanovenú osobitnými predpismi, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	účtovní a daňoví poradcovia, daňový úrad a pod.	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	vybavovanie žiadostí a sprístupňovanie informácií podľa Zákona o slobode informácií	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR	Zákon o slobode informácií	žiadatelia o informácie, iné fyzické osoby v súlade s § 9 Zákona o slobode informácií	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel do vybavenia žiadosti alebo do zverejnenia informácie, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	žiadatelia o informáciu, verejnosť	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	identifikácia zamestnancov prostredníctvom fotografií na dochádzkových a prístupových kartách	článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR	x	zamestnanci	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel počas trvania pracovnoprávneho vzťahu, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	x	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	kontrola plnenia povinností na úseku cestnej dopravy (prostredníctvom tachografov)	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR	Nariadenie o tachografoch	zamestnanci	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel po dobu stanovenú osobitnými predpismi, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	orgány činné v trestnom konaní, súdy, správne orgány a pod.	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	zabezpečenie kontrolnej činnosti u Prevádzkovateľa	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR	Obchodný zákonník, Zákon o obecnom zriadení	zamestnanci, spoločníci, konatelia a iné osoby uvedené v dokumentoch Prevádzkovateľa	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel po dobu stanovenú osobitnými predpismi, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	osoby vykonávajúce kontrolu	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	ochrana oznamovateľov protispoločenskej činnosti v zmysle Zákona o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR	Zákon o oznamovateľoch protispoločenskej činnosti	oznamovatelia protispoločenskej činnosti, osoby uvedené v oznámení	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel do skončenia preverenia oznámenia, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	Úrad na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti, správne orgány, orgány činné v trestnom konaní	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	vyhotovovanie zápisníc zo zasadnutí orgánov Prevádzkovateľa	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR	Obchodný zákonník	členovia orgánov Prevádzkovateľa, iné osoby zúčastnené na zasadnutí alebo voľbe	bežné osobné údaje	osobné údaje spracúvame na tento účel do vyhotovenia zápisnice, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	mesto Košice, súdy, advokáti	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	vybavovanie žiadostí dotknutých osôb podľa GDPR	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR, článok 9 ods. 2 písm. f) GDPR, článok 10 GDPR	GDPR	žiadatelia uplatňujúci si práva podľa Nariadenia	bežné osobné údaje, osobitné kategórie osobných údajov, údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky	osobné údaje spracúvame na tento účel do ukončenia vybavenia žiadosti, vymazané budú po uplynutí lehoty uloženia	príjemcovia, ktorých sme povinní informovať podľa GDPR	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje
	správa registratúry	článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR, článok 9 ods. 2 písm. b) a f) GDPR, článok 10 GDPR	Zákon o archívoch	osoby uvedené v registratúrnych záznamoch	bežné osobné údaje, osobitné kategórie osobných údajov, údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky	osobné údaje spracúvame na tento účel v zmysle Registratúrneho plánu v súlade so Zákonom o archívoch	štátne archívy, Ministerstvo vnútra SR	prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Opis primeraných technických a organizačných opatrení prijatých na zaistenie úrovne bezpečnosti práv fyzických osôb v súvislosti so spracúvaním ich osobných údajov je predmetom osobitného dokumentu - Prehľad prijatých technických a organizačných opatrení.

Zoznam použitých skratiek:

GDPR	nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov)
Nariadenie o tachografoch	nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 165/2014 zo 4. februára 2014 o tachografoch v cestnej doprave, ktorým sa ruší nariadenie Rady (EHS) č. 3821/85 o záznamovom zariadení v cestnej doprave a mení nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 561/2006 o harmonizácii niektorých právnych predpisov v sociálnej oblasti, ktoré sa týkajú cestnej dopravy
ZOOÚ	zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Civilný sporový poriadok	zákon č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok
Civilný mimosporový poriadok	zákon č. 161/2015 Z. z. Civilný mimosporový poriadok
Občiansky zákonník	zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník
Obchodný zákonník	zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník
Trestný zákon	zákon č. 300/2005 Z. z. Trestný zákon
Trestný poriadok	zákon č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok
Zákon o archívoch	zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
Zákonník práce	zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce
Zákon o výkone práce vo verejnom záujme	zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme
Zákon o verejnom obstarávaní	zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme	zákon č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Správny súdny poriadok	zákon č. 162/2015 Z. z. Správny súdny poriadok
Správny poriadok	zákon č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok)
Exekučný poriadok	zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení ďalších zákonov
Zákon o priestupkoch	zákon č. 372/1990 Zb. o priestupkoch
Zákon o ochrane spotrebiteľa	zákon č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov
Zákon o sociálnom poistení	zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení
Zákon o zdravotnom poistení	zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon o BOZP	zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon o slobode informácií	zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií)
Zákon o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti	zákon č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon o náhrade príjmu	zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon o starobnom dôchodkovom sporení	zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon o doplnkovom dôchodkovom sporení	zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Zákon o účtovníctve	zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve
Daňový poriadok	zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov

[1] Výpočet súvisiacich právnych predpisov je len demonštratívny, pozn.

[2] Osobné údaje sú obsahom registratúrnych záznamov, ktoré Prevádzkovateľ uchováva počas lehoty uloženia. Lehota uloženia je stanovená tak, aby Prevádzkovateľovi umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať na svoju činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov. Lehota uloženia začína plynúť prvým dňom roka nasledujúceho po roku, v ktorom Prevádzkovateľ uzavrel spis (t. j. súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci). Lehota uloženia je v Registratúrnom pláne uvedená pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov, ak ju neustanovuje osobitný predpis.